Liebe Clubmitglieder,

der Vorstand lädt Sie recht herzlich mit diesem Schreiben zu unserer ordentlichen Mitgliederversammlung ein.

Die JHV findet am Donnerstag, den 08. Februar 2024 um 18:00 Uhr im Clubhaus des TC Hiddenhausen statt.


Tagesordnung:

  1. Begrüßung und Feststellung der Beschlussfähigkeit
  2. Berichte: a) Vorsitzende  b) Sportwart  c) Jugendwartin  d) Hauswart
    e) Platzwart  f) Medienwartin  g) Veranstaltungswartin h) Finanzwart
  3. Bericht der Kassenprüfer und die Entlastung des Finanzwartes
  4. Festsetzung des Jahresbeitrages und der Arbeitsstunden
  5. Genehmigung des Jahreshaushaltsplanes 2024
  6. Vorstellung des gemeinsamen Verschmelzungsberichts mit dem TSV Sundern
  7. Abstimmung über Vereinsverschmelzung / -zusammenlegung mit dem TSV Sundern
  8. Wahl des Versammlungsleiters und der Entlastung des alten Vorstandes
  9. Neuwahlen der Vorstandsmitglieder nach § 12 der Satzung
  10. Wahl der Rechnungsprüfer
  11. Verschiedenes
 
Zu Punkt 6. & 7.: Wir bitten darum das möglichst viele Mitglieder teilnehmen, da wir gemeinsam über die Verschmelzung mit dem TSV Sundern entscheiden werden. Vor Ort werden dann auch alle notwendigen Unterlagen beider Vereine (Kassenberichte, Bilanzen … etc.) zur Einsicht zur Verfügung stehen. Falls einzelne Fragen bestehen, könnt Ihr diese auch schon im Vorfeld an den Vorstand richten.
 

Anträge zur Tagesordnung müssen mindestens 1 Woche vorher schriftlich eingereicht werden.

Mitglieder ab 18 Jahren werden gebeten, an der Jahreshauptversammlung teilzunehmen.

Zu den „turnusmäßigen Themen“ einer JHV kommt in diesem Jahr die Sondersituation der Vereinsverschmelzung mit TSV Sundern hinzu. In Absprache mit unserem Anwalt und Notar möchten wir nochmal ganz besonders auf ein paar wichtige Infos hinweisen, deshalb bitte unbedingt folgende Punkte beachten:
  • Auf der Jahreshauptversammlung (siehe unten) werden der Verschmelzungsvertrag in Hinblick auf dessen Zweckmäßigkeit und Erforderlichkeit durch den Versammlungsleiter erläutert (Tagesordnungspunkt 6. der JHV 2024).
  • Beschlussfassung über die Zustimmung zu dem Verschmelzungsvertrag mit dem TSV Sundern (Tagesordnungspunkt 7. der JHV 2024).
  • Alle Teilnehmer der Jahreshauptversammlung müssen einen gültigen Personalausweis mitbringen, welcher auch vom Notar eingesehen und kontrolliert wird, damit es zu einer rechtssicheren Abstimmung kommen kann.
  • Ein Entwurf des Verschmelzungsvertrags, der Verschmelzungsbericht und die Jahresabschlüsse der letzten drei Jahre beider Vereine sind bereits jetzt einsehbar. Diese Dokumente stellen wir ab sofort allen Vereinsmitgliedern zur Einsicht vor Ort zur Verfügung. Am Tag der JHV werden die Dokumente ebenso zur Einsicht bereitliegen. Bitte melden Sie sich für eine vorherige Einsichtnahme & verbindliche Terminabsprache bis spätestens zum 02.02.2024 (gerne per Mail, sonst auch per Telefon) bei Sebastian Boehmfeld – sboehmfeld@tc-hiddenhausen.de – 0151 46760156. An den Terminen erhalten Sie Einsicht auf diese nach § 63 Abs 1 Nr. 1 bis 4 UmwG bezeichneten Unterlagen. Zu diesem Termin muss ebenso ein gültiger Personalausweis vorgelegt werden.
Wir sind bestrebt diesen Vorgang so korrekt und problemlos wie möglich durchzuführen. Falls weitere Fragen bestehen, könnt ihr euch auch gerne an mich wenden.
Viele Grüße im Auftrag des gesamten Vorstands
Christian Wenner